Organizar un catering para eventos al aire libre puede ser una experiencia única y especial, pero también presenta desafíos específicos que requieren una planificación adecuada. Desde la elección del menú hasta la logística de instalación, todo debe estar bien coordinado para garantizar el éxito del evento. A continuación, te ofrecemos una guía detallada con claves esenciales para que tu catering al aire libre sea inolvidable.
Elección del lugar adecuado
La ubicación es uno de los factores más importantes en un evento al aire libre. Un buen espacio debe ofrecer tanto comodidad como un ambiente estético agradable para los invitados.
Evaluar el terreno
Antes de seleccionar el lugar, es fundamental evaluar el terreno donde se va a realizar el evento. Debes tener en cuenta:
- Superficie: El terreno debe ser lo más nivelado posible para evitar accidentes y facilitar la instalación del equipo.
- Sombra: Es ideal que el espacio tenga zonas sombreadas naturales o, en su defecto, la posibilidad de instalar carpas o sombrillas.
- Acceso: Verifica que el lugar tenga accesos adecuados para el transporte de alimentos, bebidas y equipos.
Servicios disponibles
Asegúrate de que el sitio cuente con servicios esenciales como:
- Electricidad: Para el funcionamiento de equipos de cocina y refrigeración.
- Baños: Instalaciones sanitarias para la comodidad de los invitados.
- Estacionamiento: Un área de estacionamiento amplia y accesible para los asistentes.
Selección del menú
La selección del menú es otra pieza clave en un catering al aire libre. Debe estar bien pensado, teniendo en cuenta tanto el clima como las preferencias de los asistentes.
Menú adaptado al clima
El clima juega un papel crucial en la elección del menú. Algunos consejos incluyen:
- Alimentos frescos: En eventos de verano o climas cálidos, es recomendable optar por platos frescos como ensaladas, ceviches o frutas.
- Platos calientes: Si el evento es en una época más fría, los platos calientes como sopas, guisos o asados serán mejor recibidos por los invitados.
Comida fácil de servir y consumir
El tipo de comida también debe ser fácil de servir y consumir al aire libre. Algunas opciones incluyen:
- Finger food: Bocadillos pequeños y fáciles de comer sin cubiertos, ideales para eventos de pie.
- Buffet o estaciones de comida: Para mayor flexibilidad y variedad, puedes optar por buffets o estaciones temáticas donde los invitados puedan servirse a su gusto.
Opciones para dietas especiales
Es esencial ofrecer opciones para dietas especiales como menús vegetarianos, veganos o sin gluten. Esto garantizará que todos los asistentes puedan disfrutar del catering sin problemas.
Logística del evento
El aspecto logístico de un catering al aire libre requiere un plan detallado para que todo funcione sin contratiempos.
Equipos y mobiliario necesario
Al estar al aire libre, es importante contar con equipos y mobiliario adecuados para asegurar la comodidad de los invitados y la eficiencia del servicio.
- Mesas y sillas: Asegúrate de tener suficientes mesas y sillas para los invitados. Si es un evento más relajado, considera asientos informales como pufs o bancos de madera.
- Carpas y sombrillas: Para proteger a los asistentes del sol o la lluvia, las carpas son una excelente opción.
- Cocinas móviles: Dependiendo de la ubicación, puede ser necesario instalar cocinas portátiles para preparar los alimentos en el lugar.
Refrigeración y conservación de alimentos
Mantener los alimentos en condiciones óptimas es esencial en un catering al aire libre. Algunas soluciones son:
- Neveras portátiles: Para conservar bebidas y alimentos frescos, las neveras portátiles o refrigeradores móviles son fundamentales.
- Hielo seco: Ideal para mantener los alimentos congelados o para situaciones donde la electricidad no es accesible.
Planificación del clima
El clima puede ser impredecible en un evento al aire libre, por lo que es importante tener un plan de contingencia para imprevistos.
Monitorear el pronóstico del tiempo
Uno de los aspectos más importantes es estar atento al pronóstico del tiempo. Asegúrate de tener actualizaciones diarias e incluso horas antes del evento para tomar decisiones rápidas.
Plan de contingencia
Siempre es bueno tener un plan B en caso de que el clima no sea favorable. Algunas alternativas incluyen:
- Carpas impermeables: Si se prevé lluvia, asegúrate de contar con carpas impermeables para proteger a los invitados.
- Cambio de lugar: Si es posible, ten una segunda ubicación alternativa bajo techo en caso de mal tiempo extremo.
Coordinación del personal
El personal es una pieza clave en el éxito del catering al aire libre, y su coordinación debe ser impecable.
Organización del equipo de catering
El equipo debe estar bien organizado y preparado para cualquier eventualidad. Algunos aspectos a considerar:
- Reparto de tareas: Cada miembro del equipo debe tener funciones claras, desde la preparación de alimentos hasta el servicio a los invitados.
- Capacitación: Asegúrate de que el personal esté capacitado para trabajar en eventos al aire libre, donde las condiciones pueden ser más complicadas que en espacios cerrados.
Atención al cliente
El trato con los invitados debe ser excepcional, ya que un buen servicio puede marcar la diferencia entre un evento exitoso y uno mediocre. El equipo debe estar atento a las necesidades de los asistentes y resolver cualquier inconveniente de forma rápida y eficiente.
Organizar un catering para eventos al aire libre implica una planificación detallada y una excelente coordinación. Desde la elección del lugar hasta el menú y la logística, cada aspecto es fundamental para el éxito del evento. Siguiendo estos consejos, podrás ofrecer una experiencia única y memorable, asegurándote de que tus invitados disfruten de una jornada al aire libre sin complicaciones.